Aanleiding
Uitvoering geven aan het voornemen van enige jaren geleden om de betrokkenheid tussen de Vrienden van Sypesteyn en het Kasteel-Museum te vergroten. Op dit vlak wordt nu een vervolgstap gezet. Directe aanleiding vormt de scheve cost/benefit verhouding van de Stichting Vrienden van Sypesteyn met betrekking tot de toegenomen administratieve druk van KvK, UBO, ANBI, WBTR en Governance Code Cultuur, en het feit dat de oorspronkelijke statuten van de Stichting niet meer aansluiten bij het huidige doel en de werkwijze van de Stichting Vrienden van Sypesteyn.
Besloten is dat de Stichting Vrienden van Sypesteyn per 01 januari 2024 wordt opgeheven en dat haar activiteiten worden ondergebracht in de Van Sypesteyn-Stichting.
De Vrienden van Sypesteyn worden voortaan aangeduid met Vriendenkring Sypesteyn. Deze wordt vertegenwoordigd door de commissie Vriendenkring Sypesteyn. Deze commissie heeft vanuit het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting een gedelegeerde taak tot instandhouding en verdere ontwikkeling van de Vriendenkring Sypesteyn.
In dit protocol worden de taken en bevoegdheden beschreven van de commissie Vriendenkring Sypesteyn.
Protocol
Het doel van de commissie is de instandhouding en verdere uitbouw van de Vriendenkring teneinde donaties te verwerven voor de instandhouding en verdere uitbouw van Kasteel-Museum Sypesteyn, de collectie, de tuin, en bijbehorende activiteiten.
Taken van de commissie betreffen de financiële administratie, de vriendenadministratie en de marketing/communicatie om de betrokkenheid van de Vriendenkring bij het Kasteel-Museum, de collectie, tuin en activiteiten te vergroten en nieuwe Vrienden te werven.
De commissie Vriendenkring bestaat uit minimaal 3 leden, benoemd door het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting. Nieuwe leden worden geworven door de commissie en benoemd door het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting.
De voorzitter van de commissie heeft zitting in het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting.
Het lidmaatschap van de commissie is voor onbepaalde tijd.
De commissieleden ondertekenen het vrijwilligersreglement Kasteel-Museum Sypesteyn.
De commissie verdeelt de taken onderling.
De commissie komt eenmaal per 2 maanden bijeen. Hiervoor wordt een agenda opgesteld en verslag gemaakt van het overleg. Dit verslag wordt ingebracht bij de bestuursvergadering en indien gewenst nader toegelicht door het bestuurslid dat de commissie Vriendenkring vertegenwoordigd. Eventuele problemen worden actief gemeld door dit bestuurslid zodat het bestuur tijdig op de hoogte is.
De commissie Vriendenkring neemt besluiten op basis van consensus. Mocht deze niet gevonden worden dan wordt er besloten op basis van meerderheid van stemmen.
De Van Sypesteyn Stichting opent een bankrekening waarop de donaties van de Vrienden binnenkomen. Het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting machtigt de commissie Vriendenkring om deze rekening te beheren. Ook de penningmeester van het bestuur wordt gemachtigd.
Het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting doet voorstellen tot besteding van deze donaties aan de commissie Vriendenkring Sypesteyn, zogenaamde spaardoelen, op basis van een actuele offerte.
De commissie toetst of de beoogde spaardoelen passen binnen enerzijds een kader-document over de ondersteuning van de instandhouding en verdere uitbouw van Kasteel-Museum Sypesteyn, de collectie, tuin en activiteiten (dat door de commissie is geformuleerd en door het bestuur is goedgekeurd) en anderzijds of de financiële middelen daarvoor toereikend zijn. De minimale cash-positie op de bankrekening moet 5000 euro blijven.
Na toetsing informeert de commissie het bestuur of het spaardoel akkoord bevonden is. Bestuur informeert de directie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het spaardoel. Directie houdt het bestuur op de hoogte van de uitvoering van dit spaardoel. Directie stuurt een factuur naar de commissie Vriendenkring die zorgdraagt voor overboeking van het betreffende bedrag van de door de Vriendenkring beheerde bankrekening naar de algemene bankrekening van de Van Sypesteyn Stichting.
Op de jaarrekening van de Van Sypesteyn Stichting komt een aparte post inkomsten/uitgaven Vriendenkring. Zoveel als nodig, en minimaal jaarlijks ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening en de accountantscontrole, worden de financiële gegevens van de Vriendenkring doorgestuurd naar de penningmeester van het bestuur. Ook wordt een kort Jaarverslag van de Vriendenkring aangeleverd in het bestuur.
Mocht er een geschil ontstaan tussen de commissie Vriendenkring Sypesteyn en het bestuur van de Van Sypesteyn Stichting, dan zal het voltallige bestuur – met inachtneming van de afspraken in het bovengenoemde kaderdocument en de protocollaire afspraken- zich hierover uitspreken(in vergadering of bij afwezigheid per mail). Vervolgens zal het bestuur een besluit nemen.
Momenteel betekent Vriend worden middels een jaarlijkse donatie gratis toegang tot het Kasteel-Museum en de tuin, samen met een eventuele partner. Jaarlijks verstuurt de commissie donatiebrieven, zowel digitaal als per post. Ook zijn er Vrienden voor het leven die levenslang gratis toegang blijven houden samen met hun partner.
De commissie Vriendenkring zorgt dat jaarlijks toegangspasjes verkrijgbaar zijn voor deze betalende Vrienden bij de kassa in de winkel van het Kasteel-Museum. Door het jaar heen wordt een aantal rondleidingen/lezingen gehouden voor de Vrienden. Vrienden worden ook als eerste op de hoogte gehouden van de activiteiten van het Kasteel-Museum en tuin. Hiervoor worden digitale Nieuwsbrieven verstuurd.
Wijzigingen in het arrangement voor Vrienden kunnen geïnitieerd worden door enerzijds de commissie Vriendenkring Sypesteyn en anderzijds het bestuur, in goed wederzijds overleg. Besluitvorming vindt plaats in het bestuur.
Op de website van Sypesteyn is een pagina ingeruimd voor de Vriendenkring. Hierop is een overzicht te vinden van de leden van de commissie Vriendenkring Sypesteyn met per lid aangegeven voor welke taken dit lid verantwoordelijk is binnen de commissie. Op de site wordt duidelijk het e-mailadres vermeld zodat Vrienden eenvoudig contact kunnen leggen. Op de sitekomt het door de commissie geformuleerd kader-document over de ondersteuning van de instandhouding en verdere uitbouw van Kasteel-Museum Sypesteyn, de collectie, de tuin en de activiteiten.